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„Wir sind für unsere Beschäftigten da“ oder ein ganz normaler Donnerstag

Andreas Heimann ist Grundschullehrer und zugleich Vorsitzender des Bezirkspersonalrates am Schulamt Westthüringen. Hier berichtet er darüber, was ein Bezirkspersonalrat eigentlich so macht, wie sein Arbeitstag gestaltet ist und welche Aufgaben er hat.

29.11.2017 - Andreas Heimann

7.15 Uhr, ich starte mit meinem Auto Richtung Gotha zum Staatlichen Schulamt (SSA) Westthüringen. Dort beginnt 8.00 Uhr die Sprechzeit des Bezirkspersonalrates (BPR) Westthüringens. Der BPR bietet am Dienstag und Donnerstag jeweils von 8.00 Uhr bis 12.00 Uhr und 14.00 Uhr bis 16.00 Uhr allen Beschäftigten die Möglichkeit, sich mit Fragen und Anliegen persönlich oder telefonisch an die Vertreter des BPR zu wenden. Außerhalb der Sprechzeiten erreicht man uns jeder Zeit elektronisch per Fax oder E-Mail. Nach kurzer Parkplatzsuche, Auspacken meiner sieben Sachen im BPRBüro und Hochfahren des Rechners beginnt die Arbeit eines Personalratsmitgliedes auch heute wieder in der Poststelle. Dort liegt in unserem Postfach bereits ein Stapel von Maßnahmen, die das SSA zur Beteiligung eingereicht und die Zustimmung des BPR beantragt hat. Also schaue ich die Maßnahmen durch und zeichne sie im Postausgangsbuch des SSA ab. Zwischen den Maßnahmen liegen auch drei Briefe von Beschäftigten. Wieder im Büro begrüße ich meine Kollegin, die heute mit mir den Bürodienst abdeckt.

Gemeinsam ist nun jede Maßnahme genau durchzusehen. Es ist zu prüfen, ob alle relevanten Daten und Unterlagen, die das SSA für seine Entscheidung beigezogen hat, dem Antrag beiliegen. Nicht selten kommt es vor, dass da auch Unterlagen fehlen. Diese Maßnahmen gehen dann mit einem Vermerk, welche Unterlagen dazu gehören, an das SSA zurück. Die vollständigen Maßnahmen werden nun mit Posteingangsstempel und Postnummer versehen und in das Posteingangsbuch des BPR eingetragen. 

Heute vergibt meine Kollegin u.a. die Postnummer 5000 (!) seit Juni 2014.

Gleichzeitig werden die Maßnahmen in den Rechner eingegeben. Was ist denn heute so alles dabei? Wie zu erwarten eine stark zugenommene Anzahl von Abordnungen, die auf Grund von Bedarfen in allen Schularten fast ständig kurzfristig notwendig werden. Aber auch eine Neueingruppierung nach erfolgreichem Abschluss einer Qualifizierung, eine Versetzungen auf Wunsch des Beschäftigten und siehe da, auch endlich die befristete Einstellung und Eingruppierung der Bewerberin für Deutsch als Zweitsprache, die dringend an einer Regelschule benötigt wird, ist nach dem bürokratischen Hürdenlauf durch die Verwaltung endlich bei uns angekommen. Womit wir aber auch immer wieder mal zu tun haben sind Ablehnungen von Teilzeitanträgen, Versetzungen in den vorzeitigen Ruhestand, Beschäftigungsumfangserhöhungen und selten auch mal eine Kündigung und vieles mehr. Also all das, was das Thüringer Personalvertretungsgesetz (ThürPersVG) in seinen §§ 74 und 75 vorschreibt.

Dabei sind wir ein eingespieltes Team. Zum Glück, denn immer wieder klingelt zwischendurch das Telefon. Beschäftigte und Örtliche Personalräte (ÖPR) haben Anfragen zur Mehrarbeit, zu Hospitationen, Gehalt, allgemeinen Rechten und Pflichten im Beruf, Problemen mit der Schulleitung oder Eltern, Leitungsdiensten in den Ferien, Wandertagen, Praktikumsbetreuungen und vieles mehr. Dank unserer jahrelangen Erfahrung können wir den Anrufern meist weiterhelfen und haben oft auch die passende Rechtsgrundlage parat. Natürlich verweisen wir bei unseren Informationen immer darauf, dass wir keine rechtsverbindlichen Aussagen geben können; wir sind ja schließlich keine Juristen. Was wir nicht gleich beantworten können, wird in der nächsten Sitzung beraten und wenn dann nötig, schriftlich zur Prüfung an das SSA gegeben. Da klopft es auch schon an der Tür.

Ein Blick auf die Uhr sagt mir 9.45 Uhr und mein Frühstück steht immer noch unangetastet neben dem Schreibtisch.

Eine Referentin des Schulamtes möchte Einstellungsgespräche durchführen und bittet um die Teilnahme eines Vertreters des BPR. Schön, dass sich seit langem die Einsicht bei den Referenten durchgesetzt hat, wenn der BPR bereits bei den Bewerbergesprächen beteiligt ist, kann es für die Entscheidungsfindung des BPR und damit der Kürze des Verfahrens nur dienlich sein. Also schicke ich gleich eine Rundmail an die BPR-Mitglieder, wer an diesem Termin teilnehmen kann. Trotz Ermäßigungsstunden für BPR-Mitglieder für ihre Tätigkeit gestaltet sich die Findung von Teilnehmer*innen nicht immer leicht. Besonders kurzfristig mitgeteilte Termine bedürfen da besonderer Absprachen unter den Mitgliedern. Aber meist findet sich doch eine Lösung.

Ach ja, Frühstück oder doch erst die Briefe der Beschäftigten öffnen, ins Postbuch eintragen und lesen? Wie immer wird beides gemacht: arbeiten und nebenbei das Gemüse essen und ins Brot beißen. Als Fingerfood geschnitten ganz praktisch (vielleicht auf diese Art gegessen aber nicht immer gesund).

Und die Zeit rennt. 10.40 Uhr die E-Mails müssen ja auch noch durchgearbeitet werden! Wie viele sind es denn seit Dienstag? Na gut, diesmal nur 16! Auch hier sind es überwiegend Anfragen von Beschäftigten und einigen ÖPR, aber auch Terminmitteilungen des SSA, Informationen des Hauptpersonalrates (HPR), Anfragen anderer BPRs zu Maßnahmen, die schulamtsübergreifend bei ihnen vorliegen und so weiter. 

Während ich die Briefe der Beschäftigten lese, beantwortet meine Kollegin bereits einige E-Mail-Anfragen und sucht, da wo nötig und möglich, die entsprechenden Auszüge aus Gesetzen und Vorschriften dazu heraus. Zwischen durch steht immer wieder der Gang zur Poststelle an, um weitere eingegangene Maßnahmen in gleicher Weise anzunehmen.

Zwei Anrufe sind besonders erwähnenswert.

Der erste kommt aus dem Sekretariat des Schulamtsleiters. Er bittet den Vorsitzenden des BPR zu einem vertraulichen Gespräch am Nachmittag. Die Uhrzeit wird bestätigt und im Terminplan notiert. Dabei der Blick, was noch so heute anliegt. Ach ja, da sind Einstellungsgespräche ab 14.00 Uhr im Erzieher*innenbereich und am nächsten Donnerstag die Schulleiter*innenberatung, zu der wir eingeladen sind. Nicht vergessen!

Der zweite Anruf kommt von einer Beschäftigten, die um ein persönliches Gespräch beim BPR bittet, dies aber leider nicht innerhalb der Sprechzeit schaffen kann. Also vereinbaren wir einen Termin für nächsten Dienstag ab 16.30 Uhr. Auch das muss gehen! Denn da kommt mir gleich der Spruch unserer langjährigen BPR-Vorsitzenden bei Ihrer Verabschiedung in den Sinn, die sagte: „Denkt immer daran, wir sind für unsere Beschäftigten da!“

11.50 Uhr ein Anruf eines Personalsachbearbeiters. Er hat da noch eine Maßnahme in unser Postfach gelegt. Warum diese Information? Wir haben dem Amtsleiter angezeigt, dass wir Maßnahmen, die in der nächsten Sitzung bereits behandelt werden sollen, nur bis Donnerstag 12.00 Uhr annehmen. Später eingegangene Anträge müssen dann bis zur übernächsten Sitzung warten. Schließlich benötigen wir Zeit, um die Anträge durchzuarbeiten und für die Sitzung des BPR vorzubereiten. 

Ja, auch ein Amt kann man „erziehen“.

Grundsätzlich haben wir laut ThürPersVG 10 Arbeitstage Zeit, um die Maßnahmen zu behandeln. Bei besonders dringenden Anträgen kann der Amtsleiter die Frist auch auf drei Arbeitstage verkürzen, was bei dringenden Einstellungen durchaus durch den BPR zu akzeptieren sein kann.

12.25 Uhr endlich Mittagspause, zu der wir uns aber selbst zwingen müssen, denn es ist noch längst nicht alles bearbeitet. Etwa eine Stunde später geht es so weiter, wie wir am Mittag aufgehört haben. Als Vorsitzender muss ich mich nun langsam mal um die Vorbereitung der nächsten BPR-Sitzung kümmern. Die Einladungen sind längst raus. Mir fehlt aber noch die Bestätigung (oder Absage) von zwei Ersatzmitgliedern, die ich für zwei erkrankte Mitglieder eingeladen habe. Also muss ich noch mal eine kurze Erinnerungsmail abschicken. Zum Glück kommt ab 14.00 Uhr ein weiteres BPRMitglied zum Bürodienst, das die Einstellungsgespräche am Nachmittag begleitet.

Zur nächsten Sitzung hat der BPR eine Erörterung zu einer beabsichtigten Abordnung gegen den Willen der Beschäftigten beantragt. Um umfangreichere Informationen zu der Abordnung und den Gründen für die Ablehnung durch die Kollegin zu bekommen, hatten wir die Beschäftigte sowie den ÖPR der Stammschule angeschrieben. Zum Glück gibt es an dieser Schule auch einen ÖPR. Beide Angeschriebenen haben sich auch ausführlich schriftlich zurück gemeldet. Weitere Punkte der Sitzung werden unter anderem die vier geplanten Kontaktgespräche des BPR mit den ÖPR in den Regionen sein und die Anfragen zum nächsten Monatsgespräch mit dem Schulamtsleiter. Während ich die Sitzung inhaltlich vorbereite, arbeitet meine Kollegin fleißig weiter, beantwortet eingehende EMails, nimmt Anrufe entgegen und arbeitet auch die Nachrichten des Anrufbeantworters ab.

Eine E-Mail ist die Antwort eines Örtlichen Personalrates auf eine Auskunft von uns. Dieser bedankt sich für unsere Informationen, die beim Monatsgespräch mit der Schulleitung sehr geholfen haben. Das freut uns. Örtliche Personalräte und Beschäftigte stehen immer wieder im Schulalltag vor Problemen, mit denen sie allein manchmal überfordert scheinen. Gut, wenn sie dann wissen, wo sie Hilfe, Informationen und Unterstützung bekommen. 

15.00 Uhr habe ich das Gespräch mit dem Amtsleiter.

Es gibt personelle Veränderungen im Amt. Das wollte er uns in vertrauensvoller Zusammenarbeit vorab mitteilen. Danach wird weiter die Sitzung inhaltlich vorbereitet. Gegen 15.40 Uhr wird es langsam ruhiger, soll heißen, was anliegt, ist bearbeitet und die Sitzung vorbereitet. Es kann jedoch noch sein, dass da ein Beschäftigter zu einem Gespräch ins Büro kommt. Wir haben schließlich Sprechzeit.

Da geht mein Handy. Die Terminerinnerung zu einer Arbeitsgruppensitzung in der Landesgeschäftsstelle der GEW Thüringen in Erfurt versetzt mich nun doch wieder in Hektik. Das wird knapp, 16.00 Uhr doch nicht Schluss und auch heute wieder mal spät zu Hause … oder einfach ein ganz normaler Donnerstag.

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