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AG DigitalisierungGute Schulverwaltungssoftware – Verwaltung an Schulen leicht(er) gemacht

Schulleitungen, aber nicht nur diese, können ein Lied vom bürokratischen Aufwand singen, der für einen reibungslosen Schulablauf und die Kommunikation mit Ministerium und Eltern notwendig ist. Er wird auch durch die Schulverwaltungssoftware nicht völlig verschwinden. Eine sinnvolle Schulverwaltungssoftware kann aber erheblich dazu beitragen, diesen bürokratischen Aufwand zu vermindern sowie Zeit und Nerven zu schonen.

13.09.2021

Dabei kommt es nicht mal darauf an, dass alle Schulen die gleichen Systeme nutzen, aber die Funktionen sollten gleich sein und Schnitt-stellen zu anderen Systemen sollten vorhanden sein. Daher hat sich die AG Digitalisierung der GEW Thüringen Gedanken zu den Anforderungen einer sinnvollen und zeitgemäßen Schulverwaltungssoftware gemacht und ist bei den GEW-Gremien auf Zustimmung gestoßen. Welche Anforderungen die GEW Thüringen an Schulverwaltungssoftware richtet, stellen wir hier vor.

Thüringer Schulen brauchen eine moderne und leistungsfähige Schulverwaltungssoftware

Die Coronapandemie hat zum einen gezeigt, wo die Schwächen in der Organisation von und in Schule liegen, zum anderen bringt sie u. a. wegen der fortschreitenden Digitalisierung fortlaufend neue und zusätzliche Aufgaben, die angespannte Ressourcen binden. Es zeigt sich deutlich das Erfordernis, Schulverwaltungssoftware besser zu gestalten. Sie muss Verwaltungsarbeit vereinfachen, bei neuen Aufgaben einfach erweiterbar sein und Schnittstellen besitzen, die die Kompatibilität der Daten für andere Systeme gewährleisten. Dies alles hat unter dem Aspekt des Datenschutzes zu geschehen.

Schulverwaltungssoftware in Thüringen genügt diesen Anforderungen noch nicht. Daher fordern wir das Thüringer Ministerium
für Bildung, Jugend und Sport (TMBJS) sowie die Schulträger auf, gemeinsam umgehend die Verbesserung dieses Instrumentes der Schulplanung und -organisation anzugehen und zügig umzusetzen.1

Aus Sicht der GEW Thüringen muss Schulverwaltungssoftware folgende Funktionen beinhalten:

  • Tools für die Verwaltung der Daten von Schüler:innen (SuS) sowie der Personaldaten.
  • ein digitales Klassen- und Notenbuch sowie Möglichkeiten des Zeugnis- und Formulardrucks.
  • ein Tool für die Planung der Schuljahre: dazu gehört, das aktuelle sowie zukünftige Schuljahre geplant werden können und auf die Planung vergangener Schuljahre zurückgegriffen werden kann.
  • Tools für die Klassen- und Kursbildung sowie Arbeitsgemeinschaften.
  • ein Tool zur Hortverwaltung.
  • einen „Home-Info-Point“: er gewährleistet zum Einen den Zugriff der Ausbildungsbetriebe auf die Fehlzeiten ihrer Auszubildenden (für berufsbildende Schulen) und zum Anderen den Zugriff der Eltern auf die Fehlzeiten ihrer (minderjährigen) Kinder (für alle Schularten).
  • ein Tool für den Schulwechsel: dies ermöglicht die digitale Übergabe aller relevanten Daten von einer Schule zur anderen, wenn Schüler:innen die Schule wechseln.
  • die Medienverwaltung: hierzu zählen alle Medien (Schulbücher, Schulleihgeräte für SuS und Personal usw.). Dafür sollen Barcodes eingesetzt werden, so dass das System mit Barcodegenerierung und Barcodescanner ausgestattet sein muss.
  • Tools, die für Server, Zugriff und Datenschutz notwendig sind. Dabei ist das System so angelegt, dass es den Umgang mit personenbezogenen Daten nur unter Einhaltung der Datenschutzvorschriften ermöglicht und dies erleichtert.
  • Tools, die sowohl für die notwendige statistische Erfassung als auch für die Weitergabe an andere statistische Systeme des TMBJS, der Schulämter oder Schulträger erforderlich sind.

Damit die Schulverwaltungssoftware auch im Detail den Anforderungen und der Realität der verschiedenen Schularten entspricht, fordert die GEW Thüringen, bei der Entwicklung von Anfang an Beschäftigte aus den Schulen (verschiedene Beschäftigtengruppen, alle Schularten) als Berater:innen und ständige Tester:innen hinzuziehen. Dies ist unabhängig davon, in wessen Händen die Entwicklung bzw. Implementierung der Schulverwaltungssoftware liegt. Außerdem sind alle Beschäftigten, die in den Schulen tätig sind (auch Beschäftigte der Jugendhilfe) vor Einsatz der Software zu qualifizieren, besonders im Hinblick auf Verschlüsselungstechniken und Datenschutz. Die Verschlüsselungsinstrumente sind ihnen zur Verfügung zu stellen.

Liste der notwendigen Funktionen der Schulverwaltungssoftware

Verwaltung der Schüler:innen-(SuS)-Daten

  • Stammdaten
  • Laufbahndaten
  • Fremdsprachen
  • Eltern und Personensorgeberechtigte
  • Zuordnung zu Klassen/Kursen
  • Differenzierungsschüler:innen

Verwaltung der Personaldaten

  • Stammdaten
  • Ausbildungsfächer
  • Pflichtstunden, Wochenstunden
  • Anrechnungs-, Abminderungs- und Abwesenheitsstunden
  • Abordnungen
  • Aufgaben im Unterstützungssystem

Digitales Klassen- und Notenbuch

  • Zugriff des Personals von zu Hause bzw. offline und über eine App möglich
  • Erfassung aller Lehrberichte
  • Terminplanung im Klassenbuch
  • Erfassung aller Fehlzeiten
  • Erfassung aller Noten differenziert nach den verschiedenen Lernkontrollen
  • individuelle Gewichtung von Noten und Zusammenfassung zu Gesamtnoten – Vorbereitung für den Zeugnisdruck

Zeugnisdruck

  • enthält stets die aktuellsten im Amtsblatt des TMBJS veröffentlichten Zeugnisvordrucke für alle Schularten
  • errechnet automatisch die Abschlussnote
  • druckt alle Zeugnisarten

Formulardruck

  • Schulbescheinigungen
  • Schülerausweise
  • Klassenlisten
  • Prüfungsunterlagen
  • Ordnungsmaßnahmen
  • Einladungen zu Elternversammlungen
  • Briefe zur Versetzungsgefährdung
  • Hortan- und –ummeldungen
  • weitere schulspezifische Formulare (z. B. Praktikumsverträge)

Planung der Schuljahre

  • Planung des aktuellen Schuljahres
  • Planung zukünftiger Schuljahre
  • Zugriff auf Daten vergangener Schuljahre Klassen- und Kursbildung, Arbeitsgemeinschaften
  • Gruppierung der SuS zu Klassen und Kursen• Zuordnung der Klassen- und Fachlehrer:innen
  • Festlegung der Unterrichtsräume
  • Hinterlegung der Stundentafeln
  • Erzeugung der jeweiligen Unterrichtsangebote auf der Basis der Stundentafeln im Klassenverband, klassenübergreifend, im Ganztag oder als Arbeitsgemeinschaft

Hortverwaltung

  • Erfassung der Anmeldung der Hortkinder, zeitlicher Umfang
  • Erfassung des Einsatzes der Horterzieher:innen

Home-Info-Point

  • externer Zugriff der Ausbildungsbetriebe auf die Fehlzeiten ihrer Azubis
  • externer Zugriff der Eltern auf die Fehlzeiten ihrer (minderjährigen) Kinder Schulwechsel
  • digitale Datenübergabe von einer Schule zur anderen Medienverwaltung
  • Generieren von Barcodes
  • Einsatz eines Barcode-Scanners
  • Verwaltung aller Medien (Schulbücher, Leihgeräte für SuS und Personal usw.)

Server, Zugriff und Datenschutz

  • zentrale Speicherung auf sicheren Servern
  • sicherer Zugriff für berechtigte Nutzer:innen zu jeder Zeit von jedem Ort möglich, auch außerhalb der Dienstzeit
  • verschlüsselter Zugang durch zweistufige Authentifizierung der Nutzer:innen | verschlüsselte Datenablage
  • Datenzugriff nur aufgrund der jeweiligen Aufgaben

Statistik

  • Im- und Exportschnittstellen
  • Schnittstelle zum TMBJS (z. B. ZPVI) und zum Schulamt für alle Statistiken und Schuldatenerhebungen
  • Schnittstelle zu Stundenplanprogrammen (z. B. Davinci, Untis)
  • Ergänzung schulindividueller Merkmale ist möglich